Detaylar Önemlidir...
Dünya Bankası Washington ofisi tarafından her 2 yılda dünyanın farklı bir ülkesinde gerçekleştirilen Financial Infrastructure Week etkinliği, 2015 yılında İstanbul, Türkiye'de düzenlendi. Dünyanın dört bir yanından katılan 500'e yakın katılımcı, 5 gün boyunca aynı anda 4 farklı salonda Finans altyapıları hakkındaki son gelişmeleri bir birleriyle paylaştılar. Dünya Bankası Washington ofisi tarafından White Noise Productions bu etkinliği organize etmekle görevlendirildi.
InterContinental Otel'de, beş gün boyunca, dört salonda süren etkinliği en ince ayrıntısına kadar organize ettik.
Sahne fonunda, kayıt masasına; dosyadan, programa kadar tüm dijital/matbaa ürünlerinin üretimi ve uygulaması.
Supervizör, teknik personel, host, hostes, fotoğrafçı temini.
Fuaye'ye fuar standlarının kurulması ve sponsor ilişkilerinin yürütülmesi.
Gala yemeğinin organize edilmesi.
Tüm teknik ihtiyaçların sağlanması (ses sistemi, simultane sistem, görüntü sistemi, ışık sistemi).
Etkinlik salonlarının ve konaklamaların rezervasyonu, takibi ve satın alınması.
Havaalanı transferlerinin yapılması.
5*, 4* ve 3* seçenekleriyle bölge otellerde konaklamaların sağlanması.
Otele dijital kopyalama merkezi kurularak, ihtiyaç duyulanan döküman çoğlatmalarının en hızlı şekilde sağlanması.
EBRD (Avrupa İmar ve Kalkınma Bankası) için kitap tanıtımı ve imza günü etkinliği düzenlenmesi.
Etkinliği yurt dışından organize eden ekip için her türlü lokal desteğin ve danışmanlığın verilmesi.
Farklı ülkelerden gelen misafirlerimiz için her ayrıntıyı düşünmemiz gerekiyordu. Tüm etkiliğin organizasyonunu yurt dışından takip eden ekibe, Türkiyeden en iyi destek verilmeliydi.
Misafirlerimiz çok farklı ülkelerden geliyorlardı ve ortak konuşulan bir dil yoktu.
Çok çeşitli saatlerde havaalanına inen konuklarımızın ulaşımı için iyi bir planlama yapılması lazımdı.
Her ihtiyaca ve bütçeye uygun bir konaklama planı sunmamız gerekiyordu.
Konaklama opsiyonlarının, konferans oteli olan InterContinental otele yürüme mesefasinde olması çok önemliydi.
Sponsor firmalar için kendilerini tanıtacakları bir alan organize edilmeliydi.
Zaman çok kısıtlı ama program çok yoğundu.
Toplantı boyunca sürekli bir döküman çoğaltma ihtiyacı olacağı öngörülüyordu.
Sunumlardan bir tanesi aynı anda 3 ekrana ve bunlarda 3 farklı görüntüye ihtiyaç duyuyordu.
Deneyimli ekibimizin tüm süreç boyunca neredeyse 7/24 yurtdışına destek verdi. Dünya Bankası Washington'daki iş paydaşlarımızdan zaman zaman "siz uyumaz mısınız?" şeklinde ilginç mailler aldık.
Üst seviye simultane tercümanlarımız ve son teknoloji tercüme sistemimiz sayesinde farklı dil ve kültürlerden gelen katılımcılarımızın bir biriyle rahatlıkla iletişim kurmasını sağladık. İngilizce ortak dil olarak seçildi, Türkçe, Fransızca ve İspanyolca dillerine çeviri yaptık.
Havaalanı transferi için bizden hizmet isteyen misafirlerimiz için yaptığımız organizasyon sayesinde hangi saatte olursa olsun beklemeden otele ya dahavaalanına transferlerini sorunsuzca sağladık.
5*, 4* ve 3* seçenekleriyle her bütçeye ve ihtiyaca uygun bir konaklama seçeneği sunduk.
Konferans oteli olarak Intercontinental Otel'i seçmemizin bir sebebi de Taksim oteller bölgesinde olmasıydı. Bu sayede diğer otellerde konaklamayı tercih eden misafirlerimiz için konferans oteline ulaşım yürüme mesefasindeydi.
Sponsor firmalar için fuayede fuar standları oluşturduk. Her sponsorumuz için özel olarak tasarlanan standların tüm teknik desteği de yine White Noise Productions tarafından verildi.
Kısıtlı zaman ve yoğun içerikli programımız olduğu için aynı anda 5 salonda birden oturumlar organize ettik. Sosyal programları hafta içine dağıtmayı ise unutmadık.
Otel içerisine kurduğumuz profesyonel kopyalama merkezi sayesinde çok yoğun miktarda dökümanı, çok hızlı bir şekilde misafirlerimize çoğaltıp dağıtmayı başardık.
Farklı sunumlar için farklı ihtiyaçlar olduğunda teknik ekibimizin gerekli desteği en iyi şekilde verdi. Hatta bir sunum için aynı anda 3 farklı projeksiyon sistemi kurarark her bir projeksiyona sunumun farklı bir kısmını yansıttı.